Los cambios en las tecnologías para el desarrollo de distintos procesos a nivel empresarial, fueron la génesis para la consolidación de una nueva serie de retos que deben enfrentar las empresas para mantenerse a la vanguardia de las dinámicas actuales. Entre estos restos, destaca la gestión de la información, donde los datos crecen exponencialmente día por día, a medida que se automatizan ciertos procesos comerciales y de interacción entre las personas y los miembros del staff. El control sobre esta información no solo mejora el flujo de datos y facilita el trabajo de las personas, sino que además le permite a las empresas aprovechar la información en pro de ofrecer un mejor servicio a sus clientes y ganar mayores ventajas competitivas en sus sectores.
Para SOAINT, la gestión documental relacionada con el contenido empresarial es esencial para frenar el crecimiento desmedido de datos, tanto de repositorios físicos como digitales, por lo que es importante que las organizaciones tomen como prioridad el desarrollo de una plataforma un plan de acción que les permita administrar de forma correcta sus datos.
Contenidos empresariales y gestión de la información
Dentro de los objetivos principales de la gestión documental tradicional destaca el fortalecimiento de la administración de los datos, de tal manera que se pueda crear un modelo eficiente, accesible y sostenible, que sirva como repositorio de consulta para hacer uso responsable de la información de la propia organización y de sus clientes y colaboradores. Esto no solo incluye la implementación de una solución informática que sirva para automatizar las actividades y digitalizar los documentos, sino que además también abarca la integración de personas, procesos y políticas de gestión de las tecnologías.
Lo anterior facilita el diseño y desarrollo de una estrategia de transformación tecnológica enfocada en la gestión documental de contenido empresarial, aplicando soluciones de arquitectura tecnológica. Para lograrlo se necesita de un equipo de profesionales especializados que se encargue de liderar el proceso siguiendo tres principios básicos: Coordinación, Comunicación y Continuidad. Teniendo en cuenta esto, el equipo elabora un plan de trabajo específico, en el que se establecen las necesidades de automatización de la empresa y el volumen de datos que se manejan al momento de iniciar el proceso. Asimismo, el equipo se encarga de hacer un análisis sobre los flujos de información que maneja la organización, para hacer un estimado de los posibles flujos que se presenten en el futuro, teniendo en cuenta el crecimiento de la empresa y su posicionamiento en el mercado.
Soluciones al alcance de las empresas
Todo esto sirve como insumo para que los consultores de SOAINT diseñen e implementen la solución de gestión documental más adecuada para el contenido empresarial de la organización, ofreciendo herramientas de vanguardia. Con este servicio, SOAINT espera que cada vez más empresas mejoren el uso de sus datos e información, de tal manera que puedan controlar de manera efectiva sus documentos y utilizar de manera eficiente la información relevante para su crecimiento.